Advis auttaa yrittäjää autoasioissa

Jos yritys omistaa auton, verotuksen näkökulmasta on äärimmäisen tärkeää, että yrittäjän ja yrityksen ajot on eritelty, kertoo tilitoimisto Advis Account Oy:n myyntijohtaja Jaakko Honkaniemi.

–Tämä teema tulee usein vastaan. On tärkeää eritellä kuka ajaa autolla ja millaisia ajoja sillä tehdään. Yksityisautoilu ja yritysautoilu ovat eri asioita, ja rajanveto näiden kahden välillä kirjanpidossa on todella tärkeää.

–Verottaja on kiinnostunut ajoneuvoista ja niiden liikkeistä, puutteet dokumentaatiossa tulevat yleensä kalliiksi.

Autot ja yritystoiminta liittyvät hänen mukaansa hyvin paljon toisiinsa. Moni toimiala vaatii, että yrittäjällä on auto käytössään.

–Kuljetusliikkeiden ja taksien toiminta perustuu erilaisten kuljetustarpeiden ympärille. Kirvesmiehellä taas pitää olla auto, jotta tämä pääsee työmaille.

Yritysautoilussa verottajaa kiinnostaa millaisia ajoja tehdään ja kuka sitä kuljettaa.

–Omat ja yrityksen ajot pitää erotella ajopäiväkirjalla. Mahdollisen verotarkastuksen yhteydessä ajopäivä tarkastetaan, joten on tärkeää pitää se kunnossa ja ajan tasalla, Honkaniemi sanoo.

–Pääsääntö on, että yrityksen autolla ei ajeta yksityisajoja. Joskus tämä menee yrittäjällä sekaisin ja poikkeuksiakin löytyy, mutta meidän tehtävämme on ohjeistaa, toteaa Advis Oy:n toimitusjohtaja Päivi Peltomäki.

Paperinen ajopäiväkirja pitää pintansa

Ajopäiväkirjan pitäminen on työlästä. Perinteisesti käytössä on ollut paperinen versio, johon ajot kirjataan.

–Paperisen ajopäiväkirjan käyttö on vielä nykyäänkin yllättävän yleistä, sanoo Adviksen Seinäjoen toimiston toimistopäällikkö Heli Peltomäki.

Paperille on kuitenkin olemassa vaihtoehto. Honkaniemi kertoo, että nykyään markkinoilla on toimivia digitaalisia ajopäiväkirjoja, jotka tarvittaessa kirjaavat kaiken automaattisesti.

–Tämäkin yrittämisen osa-alue digitalisoituu vauhdilla. Erilaisia ratkaisuja on tarjolla useita, ja me autamme yrittäjää niiden käyttöönotossa.

Paperista ajopäiväkirjaa käytetään yleensä tottumuksesta, mutta sen käyttö saattaa olla myös kustannuskysymys.

–Osa digitaalisista ajopäiväkirjoista on kuukausimaksullisia, ja tämän vuoksi jotkut yrittäjät saattavat karsastaa niitä, Päivi Peltomäki sanoo.

Toisaalta toisessa vaakakupissa painaa yksinkertaisuus ja helppokäyttöisyys. Kännykällä toimiva ajopäiväkirjasovellus käynnistyy automaattisesti, kun auto lähtee liikkeelle.

–Ajoja seurataan gps:llä. Yrittäjä voi ajon jälkeen merkitä, onko kyseessä työajoa vai henkilökohtaista kulkemista, toteaa Honkaniemi.

Yhteys kirjanpitäjään jo ennen autokauppoja

Adviksella on asiakkainaan useita ammattiautoilijoita takseista kuljetusyrittäjiin. Kun yrittäjä on hankkimassa autoa, Päivi Peltomäki sanoo, että jo suunnitteluvaiheessa on hyvä olla yhteydessä tilitoimistoon.

–Tilitoimiston ja kirjanpitäjän kanssa olisi hyvä keskustella jo ennen kuin auto on ostettu. On tärkeää määritellä, mihin käyttöön auto tulee, mitä sillä tehdään ja kuka sen omistaa.

–Kun auton käyttö on oikein dokumentoitu, ajot ovat vähennyskelpoisia, mikäli ne kuuluvat liiketoimintaan, Heli Peltomäki muistuttaa.

–Verottajalla on hyvin tiukka kanta vähennyksiin, Honkaniemi täydentää.

Autoilevalla yrittäjällä dokumentaation on oltava kunnossa.

Osakeyhtiöstä yrittäjä voi nostaa kilometrikorvauksia ajamistaan yritysajoista, mikäli ajelee niitä omalla autollaan. Jos yrittäjä taas ajaa omia ajojaan yhtiön autolla, muodostuu hänelle autoetu, joka tulee huomioida yrittäjän henkilökohtaisessa tuloverotuksessa.

–Jos verottaja havaitsee, että firman autolla on ajettu yksityisajoja, eikä niitä ole käsitelty asian mukaisesti, ne voi joutua maksamaan takautuvasti. Jos on vuosia ajanut surutta tällä tavalla, siinä on kovat sanktiot.

Avuksi hankinnassa ja sovelluksissa

Tilitoimisto voi auttaa auton hankinnan ohella digitaalisten järjestelmien käyttöönotossa. Ne toimivat yhdessä erilaisten taloushallintajärjestelmien kanssa, ja tulevaisuudessa käytössä on mitä enenevässä määrin sähköinen ajopäiväkirja.

–Meillä on sen verran asiakkaita, että voimme kertoa useiden ajopäiväkirjasovellusten hyvät ja huonot puolet, jotta yrittäjälle saadaan paras mahdollinen ratkaisu. Näin yrittäjän ei tarvitse itse lähteä kokeilemaan eri sovelluksia, Honkaniemi vinkkaa.

Muutaman tunnin konsultointi tilitoimiston kanssa maksaa itsensä takaisin, kun yrittäjä saa selvyyden auton käyttötarpeesta sekä dokumentaation ylläpidosta ja toteutuksesta.

–Meidän puoleemme voi kääntyä rohkeasti, me kyllä neuvomme, Päivi Peltomäki summaa.